Neue Hierarchien oder machen Collaboration Tools Management nutzlos?

Was heute schon viele – mehr oder weniger mißtrauisch beobachten – könnte langfristig für das Arbeiten in Teams Normalität werden: immer weniger Leitung und immer mehr Selbstorganisation.

Die eigenen Ressourcen entsprechend aufzuteilen braucht eine sehr gute Selbstorganisation. Von Seiten der Unternehmensführung oder Teamleitung brauchen die Mitarbeiter das Vertrauen und genug lange Leine, sich auch eigenverantwortlich organisieren zu können. Teamleiter A hat ja vielleicht nicht ausreichend Einblick in die anderen Projekte seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Agile Teams stehen vor der Herausforderung sich stets neu zusammenzufinden. Sind die Mitarbeiter in verschieden Projekte eingebunden, haben sie manchmal auch verschiedene Rollen. So ist jemand vielleicht in einem Projekt Teamleiter und gleichzeitig in einem anderen Projekt Mitarbeiter. Diesen Rollenwechsel hinzukriegen ist nicht ohne.

Es braucht vor allem zwei Dinge:

1. sehr gute Kommunikation
2. passende Collaboration-Werkzeuge

Gefährden Collaboration Tools das mittlere Management?

Mit den immer ausgefuchsteren Collaboration-Werkzeugen setzt eine Entwicklung ein, die viele gar nicht gerne sehen. Die Aufgaben, die das klassische mittlere Management übernimmt, übernehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst: Koordination der Arbeitsabläufe (z.B. Microsoft Teams) und Kontrolle der Fortschritte.

Wer für ein Projekt die Teamleitung erhält, sitzt quasi plötzlich selbst im mittleren Management. Stichwort ‚distributed authority‘.

Auf die Teammitglieder kommen dagegen neue Aufgaben hinzu, die mit ihrer fachlichen Kompetenz gar nichts zu tun haben. Klar, denn mehr Verantwortung und flacherer Hierarchie bedeutet auch mehr Selbstorganisation.

Dieser Trend bedeutet nicht unbedingt, dass es kein Management mehr geben wird. Die Aufgaben werden und können sich schlichtweg verändern. Viele Führungskräfte klagen, dass sie zuviel Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen müssen. Viele davon können inzwischen von Collaborations-Werkzeugen wie Microsoft 365 übernommen werden. Der positive Effekt liegt auf der Hand: sie können sich wieder auf ihre Führungsaufgabe und operative Tätigkeit konzentrieren.

Effiezient ist nur, wer das Werkzeug sehr gut kennt

Ein gutes Werkzeug bei der Hand zu haben, reicht nicht aus. Man muss es auch zu bedienen wissen. Das beinhaltet auch abzuwägen, für welche Zwecke man das Werkzeug verwendet. Der eigentliche Nutzen (bessere Kommunikation, leichtere Koordination auch und gerade für virtuelle Teams, effizientere Selbstorganisation) wird durch die Überbenutzung oft durchkreuzt. Die Verführung ist groß, schnell eine Nachricht abzufeuern, vor Feierabend noch rasch ein paar Aufgaben zu verteilen. Die große Bandbreite an Fuktionen bring viele Freiheiten. Aber mein Plus an Freiheit ist für jemand anderen vielleicht eine zusätzliche Belastung. Das haben wir inzwischen durch den leider oft gedankenlosen Gebrauch von Mails erfahren. Und auch wenn viel geklagt wird und es schon reichliche und sehr intelligente Ratschläge zum Umgang mit Mails gibt: die Posteingänge quellen nach wie vor über.

Davon sollten wir lernen. Es ist völlig unnötig, diese Fehler zu wiederholen. Es braucht ein Training, damit diese komplexen Tools sinnvoll beherrscht werden. Dann können sie genau das leisten, wozu sie entwickelt wurden: flexiblere Arbeitsmöglichkeiten für alle.